【テンプレート・チェックシート有】WebサイトリニューアルのRFP(提案依頼書)の書き方 – 作成のポイントをサンプルとともに解説

【テンプレート・チェックシート有】WebサイトリニューアルのRFP(提案依頼書)の書き方 – 作成のポイントをサンプルとともに解説

コーポレートサイトやサービスサイトなどのWebサイトは、企業ブランディングやマーケティングにおいて、目指すべき戦略を的確に伝え、企業の成長を牽引するためにとても重要なコミュニケーションツールです。Webサイトのリニューアルは、ユーザーニーズや技術トレンドの変遷などを踏まえ、企業の成長フェーズに合わせて、大体3~5年を周期に刷新していきます。また、Webサイト自体の規模も大きくなり、CMS(コンテンツマネジメントシステム)などでシステム導入しているサイトが主流となっており、ベンダー移管にあたって、整理すべき要件も少なくありません。

こうした中で、リニューアルに向けたプロセスの重要な役割を担うのがRFP(提案依頼書)です。

RFPは、リニューアルの委託先となる制作・開発会社に対し、リニューアルの目的や要求を正確に伝え、最適な提案を引き出すための重要なツールになります。

この記事では、効果的なRFPを作成するためのポイントをご紹介します。併せてRFPをイチから作成する際の指標となるテンプレート、すでにある程度でき上がっているRFPのチェックシートもご用意しているので、ぜひ最後までご覧ください。

なお、アプリ開発におけるRFPに関しては、こちらの記事も併せてご覧ください。
【サンプルテンプレート無料DL可】アプリ開発のRFP(提案依頼書) – 書き方や作成のポイントなどを解説

そもそもWebサイトリニューアルにRFP(提案依頼書)は必要?

Webサイトのリニューアルは単なる見た目の更新にとどまらず、現在抱えている経営課題を解決するためにどうあるべきかを明確にし、ビジネスの成長を加速させる手段の一つです。

このプロセスにおいて、RFPは極めて重要な役割を果たします。RFPは、コーポレートサイトやECサイトのリニューアルを実施する際の指示書として機能し、開発・制作会社に最適な提案を依頼するためのドキュメントです。

「すでにWebサイトはあるので、これをもとに作ってほしい」といったやり取りはWebサイトリニューアル時によくあります。

ですが、RFPの作成は手を抜かないことをおすすめします。RFPはプロジェクトの目的や目標を正確に伝え、要件、予算、スケジュールなどの詳細な情報を記述するものであり、Web開発者や依頼先の企業はこれらの情報があるからこそ適切な提案が可能です。そのため、しっかりと丁寧なRFPを作ることが大切です。

もしRFPの作り方がわからないといった場合は、RFPの段階から相談を受けてくれる会社の活用がおすすめです。たとえば、クロス・コミュニケーションでは、RFPの作成時からお手伝いが可能です。RFPの必要性や作成過程において生じる疑問に対して、確かな専門知識と豊富な経験を活かして、お客様のニーズに応じたサポートを提供します。RFP作りでつまずいている方も、ぜひお問い合わせください。

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Webサイトリニューアル時に使えるRFPのテンプレートのダウンロード

RFPの作成にはテンプレートの活用が便利です。以下で、RFPテンプレートのダウンロードが可能ですのでぜひご活用ください。

次の章からはRFPの詳細について解説しますが、ダウンロードしたRFPのテンプレートを見ながら読み進めると理解がしやすくなります。

RFP(サンプル)ダウンロードはこちら

Webサイトリニューアル時のRFPで求められる項目

ここからはRFPに必要な項目について解説します。

プロジェクトの概要

  • リニューアルに至った背景

    RFPではまず、リニューアルプロジェクトがなぜ始まったのか、その背景を明確にすることが重要です。例えば、現在のWebサイトが直面している市場の変化、競合他社との比較、顧客のニーズの変化や、Webサイトの老朽化、周年やIPOのタイミングなどリニューアルを実施する理由、およびベンダー移管における背景を記載します。詳細に記載するほどより的確な提案を受けやすくなります。

  • 現在抱えている主な課題

    現在のWebサイトやシステムが直面している具体的な課題について触れておきましょう。例えば、ユーザー体験の問題点、技術的な制限、セキュリティの課題、メンテナンスの困難さなどが該当します。課題を明確にすることで、提案者は具体的な解決策を盛り込んだ提案書を作成可能です。また、課題の内容によっては、RFP以外の提案などをしてもらえるケースもあります。

  • リニューアルの目的

    次に、新しいWebサイトやシステムで達成したい目的・目標を定めます。最終的にはお問い合わせや受注を増やしたいとしても、Webサイトに何を求めているかについて、明確にします。ここには、期待する成果、目指す市場ポジション、特に強化したい機能やサービスなどが含まれます。

    また、将来的な拡張性や柔軟性についても考慮に入れるとよいでしょう。これらの情報は、提案者がプロジェクトの方向性を理解し、企業の目指すビジョンに合わせた提案を行なうために最も重要で、RFPの目的とも言えます。

  • ターゲット

    コーポレートサイトであれば、企業のステークホルダーとして、顧客、株主、投資家、取引先、従業員、地域社会、行政機関などがあり、サイトの目的によって、ターゲットの優先順位を明確にします。ECサイトであればどのようなユーザーをターゲットとしているのか、属性などを明記します。

提案依頼概要

提案してもらうWebサイトについて、どのような形で情報を提示してもらうかについて指定します。

  • プロジェクトの範囲

    プロジェクトに含まれる具体的な作業項目と範囲です。企画、サイトの設計、コンテンツ制作、デザイン、コーディング、システム構築、コンテンツの移行、テスト、デプロイ、運用・保守など、求められる作業の全体像を記載します。

  • 機能要件

    Webサイトが提供すべき具体的な機能やサービスを明記します。例えば、サイト内検索機能、CMS(コンテンツマネジメントシステム)、eBook閲覧機能、お問い合わせフォーム、ユーザー管理、商品検索、予約システムなどが該当します。

    現存の機能の維持に加えて、追加希望機能があれば明示します。新たにCMSを導入する場合などは、成し遂げたいことを伝えることで、最適なCMSや具体的な要件などは制作会社に提案があるので、細かく要件を定義する必要はありません。

  • システム構成

    現行の社内システムの構成図と各システムとのデータ連携方法などを記載します。インフラなどのアーキテクチャ全般、データベース、APIだけでなく、外部システムとの連携などが含まれます。その上で、提案いただくシステム構成の明示を依頼します。

  • 非機能要件

    Webサイトのサービスが途切れることなく継続するために、WAFの有無やサーバをどのような構成で運用するのかなどの可用性、同時アクセス数やサイト表示スピードなど求める性能や今後の拡張性、セキュリティの考え方なども丁寧に要件を決めていく必要があります。

    非機能要件については、企画部門だけではなく会社のシステム部門と連携して定義していきます。情報処理推進機構(IPA)が提供しているセキュリティ実装チェックリストの準拠を提示し、システム開発会社に対応の確認を求めるという形もあります。

  • 運用・保守条件

    Webサイトをどう日常的に運用し、システムを長期的に維持していくのか、また問題発生時に求める対応レベルなどの運用・保守性について定義します。監視の方法、データバックアップの頻度、更新プロセス、バージョンアップ、障害対応などがあります。どこまでが自社で、どこまでを依頼するか、などについても明記します。

  • 移行方法

    旧Webサイトから新しいWebサイトへの移行方法についての詳細です。サーバの移行方法、データの移行方法などがあります。

  • 納品条件

    プロジェクトの成果物をどのようにして納品するかを示します。要件定義書、HTMLデータ一式、デザインガイドライン、CMS操作マニュアルなど、納品物の詳細、納品方法、納期などを設定します。

  • 検収条件

    検収方法および検収期間について明示します。

  • 予算

    プロジェクトに割り当てられる総コストを明示します。開発費用、運用費用、保守費用などを考慮のうえ設定します。

  • 支払い条件

    支払い条件を明示します。

  • プロジェクトスケジュール

    プロジェクトのタイムラインを定めます。重要なマイルストーン、各フェーズの期間、最終納期などを設定します。こちらからの要点を踏まえて、タスクの割り振りなども含めた週単位での開発スケジュールを明示してもらいます。

  • プロジェクト体制

    プロジェクトの遂行にかかわるチーム構成や役割分担を明示します。また、プロジェクトに参画する全メンバーとその役割について、明示を依頼します。特にプロジェクトマネージャーについては経歴も明示してもらいましょう。

  • 貸与物件・資料

    プロジェクトに必要な貸与物件や資料に関する情報です。ソフトウェア、ドキュメント、リソースなどがあります。

スケジュール

  • 提案受付の期日

    開発・制作会社が提案書を提出する最終期限です。期日を明確にすることで、提案プロセスの進行をスムーズに管理し、プロジェクト開始の遅延を防げます。

  • フォーマット

    提案書のフォーマットは、文書の構成、ページ数の制限など、提出される提案書の形式を指定します。明確なフォーマットがあれば、提案者は効率良く提案書を作成でき、発注側も資料が統一されているため、評価しやすくなります。

  • 窓口

    提案書の提出や、RFPに関する質問のための窓口を設定します。設定する窓口は通常、プロジェクトマネージャーや担当者の連絡先(メールアドレス、電話番号)になります。

その他

以下は必要に応じて記載してください。

  • 社会制度への対応

    プロジェクトが関連する社会制度や法規制に準拠していることを保証するための要件です。例えば、プライバシーポリシー、アクセシビリティ基準、データ保護法などが該当します。これらの要件の遵守は、法的な問題を避けるために重要です。

  • ユーザー調査、考察、検討

    ユーザーのニーズや行動を理解するための調査や分析を行なうことを示します。これには、ユーザーインタビュー、市場調査、ペルソナの作成などが含まれます。ユーザー中心の設計アプローチを採用することで、より効果的なWebサイトを構築できます。

    特にクロス・マーケティンググループは国内最大級の500万人超えのアンケートパネルを保有しており、お客様のターゲットとするユーザーをパネルの中から抽出することができます。そのため、最適なユーザビリティテストに基づいた、効果的なWebサイトの設計が可能です。

    リサーチ・分析サービスはこちらから

  • 画面資料

    提案に含めるべき具体的な画面デザインやワイヤーフレームの例を指します。これにより、提案者は視覚的なコンセプトをより明確に伝えることが可能です。

  • 外部委託

    プロジェクトにおいて外部委託を利用する場合のガイドラインや条件を指します。委託先の選定基準や監督方法などが含まれます。

  • 特殊要件

    通常の要件に含まれないプロジェクト特有の要件です。例えば、特定の技術的要件や業界特有の基準、特別なセキュリティ要件などが該当します。

  • プレゼンフィー

    プレゼンテーションや提案書作成における報酬を想定している場合は明示します。

御社のRFP大丈夫?すでにある程度できているRFP向けのチェックシートについて

提案依頼書チェックリスト

ここまでRFPについて項目別に解説しましたが、リニューアルの場合、すでにあるRFPを流用して作りたいというご要望もあるかと思います。

そんな場合に備えて、すでにあるRFPに必要な項目が含まれているかどうかを判断するチェックシートもご用意しました。「前回の開発の際作成したRFPを流用したい」という方は、こちらの利用もご検討ください。 チェックシートダウンロードはこちら

RFPが準備できてなくても!クロス・コミュニケーションのWeb開発について

Web開発 Web開発

RFPの作成に不安を感じている場合は、ぜひ一度クロス・コミュニケーションにご相談ください。RFPが準備できていなくても、プロジェクトの最初の一歩からお手伝いさせていただきます。

  • RFPができていなくても大丈夫

    要件定義の段階であったり、要件定義はある程度済んだがRFPは未完成という場合であっても、ぜひご相談ください。最適な解決策を見つけるお手伝いをさせていただきます。

  • 豊富な開発・制作実績

    クロス・コミュニケーションは、300以上のプロジェクトを成功に導いた実績があり、特に会員管理、ECサイト、業務システム構築などシステム開発をともなうWebサイトのリニューアルには自信があります。スクラッチから既存システムのカスタマイズまで幅広く対応できます。

  • リサーチからの包括的サポート

    マーケットの定量調査やログ分析、お客様とのコンセプトワークなど様々な視点から分析や検討を行い、データドリブンな設計を元にした、成果につながる最適なWebサイト構築をワンストップで対応します。

RFPに関するお悩みは、ぜひクロス・コミュニケーションにご相談ください。

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近年はCMSが絡んだリニューアルが多いため注意が必要

CMS

ここからはWebサイトリニューアル時に注意するべき点などを解説します。特に近年ではCMSが絡む案件が多く、失敗すると大きな事故につながりかねないため、注意が必要です。

そもそもCMSとは

CMSとは「Content Management System」の略で、コンテンツ管理システムを指します。これは、Webサイト上でのコンテンツの作成、管理、配信を簡単に行なうことができるソフトウェアの一種です。専門的なコーディング知識がない場合でも、文章や画像、動画などのコンテンツの追加や編集が自社内でできるため、多くの企業や組織で重宝されています。

CMSのおもな利点は、コンテンツの迅速な更新、複数人でのコンテンツ管理の容易さ、デザインとコンテンツの分離によるメンテナンス性の向上などです。また、多くのCMSにはSEO対策機能が組み込まれているため、検索エンジンに強いサイト作りをサポートします。こうした背景から、多くのサイトではCMSが組み込まれています。

しかし、CMSを用いたWebサイトのリニューアルでは、既存のCMSの機能を維持しつつ、新たな要求に合わせたカスタマイズが必要になる場合があります。また、セキュリティやパフォーマンスといった非機能要件に対しても、十分な対策が求められます。CMSの選定からカスタマイズ、そして運用に至るまでシステムに強い専門性を持つパートナーを選ぶことが重要です。

CMSが絡む場合、システムに強い制作会社がおすすめ

CMSの利用を前提としたリニューアルでは、デザインやユーザーエクスペリエンスの改善だけでなく、システムの安定性、セキュリティ、拡張性などの非機能要件を満たすことが不可欠です。さらに、特定のCMSに最適化されたプラグインやAPIの統合、カスタム開発が求められる場合もあります。

システムに強い制作会社は、こうした技術的な課題に対応するための専門知識を持っています。最新の技術トレンドを把握し、セキュリティリスクに対処すると同時に、システムアーキテクチャを最適化して、サイトのパフォーマンスを向上させることが可能です。また、将来的なビジネスの成長や方向転換にも柔軟に対応できるようにシステムを設計します。

どんなCMSかはRFPに記載しておく

Webサイトリニューアルプロジェクトにおいて、使用するCMSの種類と特性は、開発の方向性と範囲を大きく左右します。CMSは単にコンテンツを管理するだけではなく、サイトの構造、ユーザーインターフェース、さらにマーケティングツールとしての機能に至るまで、幅広い要素に影響をおよぼします。そのため、RFPには既存のCMSからの移行が必要かどうか、CMSは指定か再選定かといった情報を明確に記載する必要があります。

利用するCMSがすでに自社内で決定している場合は、そのCMSの名称、バージョン、利用しているおもなプラグインや拡張機能、現行のカスタマイズ内容などをRFPに記載します。

新たにCMSを選定する場合や、既存のCMSからの移行を検討している場合は、求める機能、予算、セキュリティの要件などについてのガイドラインを設定し、提案者がそれに沿った適切なCMSを提案できるようにしましょう。

なお、CMSの選定は、以下のような点を考慮して行なわれます。


自社に必要な機能が網羅されているか

CMSはあらかじめさまざまな機能が実装されていますが、自社に必要なものがきちんと網羅されているかは確認が必要です。もし不足している場合、カスタマイズで追加が可能かもあわせて確認します。

また最初の開発では実装しないが近い将来追加したい機能などがある場合、あらかじめこれらについて調査しておくことも重要です。


使いにくくないか

CMSのインターフェースは万人向けに作られているため、自社で使いやすいかどうかという点は確認しておく必要があります。直感的に操作できるか、複数人でも使えるか(担当者が複数いる場合)、頻度の高い作業がスムーズに行えるか、などが挙げられます。


サポートはきちんとしているか

オープンソースのCMSであれば、コミュニティからのサポートや豊富なプラグインがある一方、存在しない機能を作る場合は手間がかかります。また、商用のCMSでは、コストが多くかかる可能性が高いものの、サポート体制やセキュリティ面での信頼性は高く、カスタマイズにも対応しやすいケースが多くあります。

CMSの選定は、プロジェクトの成功に直結するため、RFPにおいては特に注意を払い、何を優先とするか要望を明確に記載することが求められます。


株式会社クロス・コミュニケーションでは、豊富な経験を活かし、最適なCMSの選定からテンプレートの設計・開発、導入後の運用サポートまでを一貫して提供しています。もし適切なCMSがわからない場合はお気軽にご相談ください。

なお、リニューアルプロジェクトにおいては、新旧のシステム間のスムーズな移行を実現するために、データの移行計画から実行までワンストップで対応できることも重要です。クロス・コミュニケーションでは、ワンストップ対応はもちろん、リニューアルにともなうデータの損失やダウンタイムを最小限に抑えるための戦略を練り、リスク管理も行なっていますのでぜひ一度お問い合わせください。

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クロス・コミュニケーションのWebサイトリニューアル事例

ここからは、弊社の事例を2つご紹介します。

株式会社東急スポーツオアシス様 株式会社東急スポーツオアシス様

株式会社東急スポーツオアシスのグループサイトリニューアルプロジェクトは、運用効率の改善、ブランド価値の最大化、セキュリティ強化を目指して実施されました。首都圏と関西圏で会員制フィットネスクラブを運営する同社は、健康への関心増加に応え、幅広い事業展開を進めています。

リニューアルの背景には、サイトの経年劣化とセキュリティ面の懸念、デザインの統一感の欠如、運用の煩雑化などがありました。特にセキュリティは、古いOSとミドルウェアのサポート終了にともなう脆弱性が問題でした。

プロジェクトでは、ブランド全体の統一感を保ちつつ、各事業の価値を訴求するデザインに更新し、さらに管理サイトもカスタマイズすることで運用の簡素化を図りました。

成果として、統一されたブランドイメージの確立により事業間の連携力が強化されたほか、WordPressの導入によりセ管理画面の更新が容易になりました。また、リニューアルによるコストと時間も抑えられ、東急スポーツオアシスは理想のWebサイト実現へのサポートを継続しています。

東急スポーツオアシス様の事例ページは
こちら

株式会社エイチ・アイ・エス様 株式会社エイチ・アイ・エス様

株式会社エイチ・アイ・エスの国内旅行予約システムプロジェクトは、オンラインでのツアー申込み増加に対応し、販売・管理システムの構築と運用効率の改善を目的として実施されました。同社は、国内外に広がる広範なネットワークを活かし、旅行事業をはじめとする多角的な事業を展開しています。

プロジェクトでは、国内旅行やツアーに関する情報予約サイト、日帰りバスツアー・宿泊プランの予約サイトの開発を行ないました。これには、PCサイト、スマートフォンサイト、モバイルサイトの開発と保守・運用サポートが含まれています。

成果として、申込みから決済に至るまでのプロセスをオンライン化し、ツアーの販売・販路拡大に成功しています。また、予約管理ツールのシステム導入により、運用業務の効率化を実現しました。

このプロジェクトにより、株式会社エイチ・アイ・エスは国内旅行・国内ツアーの情報提供と予約受付の効率化を達成し、顧客体験の向上に貢献しています。なお、サイト名は「H.I.S. 国内旅行サイト」となっています。

エイチ・アイ・エス様の事例ページは
こちら

最後に

Webサイトのリニューアルは、単なる外観の変更を超えた、ビジネス成長のための戦略的なステップです。このプロセスの成功には、効果的なRFPが欠かせません。

RFPは、開発・制作会社に対して明確な意図を伝え、プロジェクトの目標と要件を正確に共有するための重要なドキュメントです。特にCMSを含むリニューアルプロジェクトでは、技術的な専門知識や豊富な経験が必要とされます。

株式会社クロス・コミュニケーションは、300以上の開発・制作実績を持ち、特にシステム開発をともなうWebリニューアルにおいて優れた能力を発揮します。CMSの選定からカスタマイズ、スムーズなデータ移行、運用支援まで、ワンストップでのサービス提供を通じて、クライアント様のあらゆるニーズに応えます。

リニューアルを検討されている方、またはRFPの作成にお悩みの方は、ぜひ株式会社クロス・コミュニケーションにご相談ください。お客様が直面する課題を解決し、ビジネスの可能性を最大限に引き出すためのサポートを致します。

RFP(サンプル)ダウンロードはこちら

もし、ファイルを確認して、不明な点や記入が難しい場合など、お気軽にクロス・コミュニケーションにご相談ください。

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執筆者

株式会社クロス・コミュニケーション編集部

Cross Communication 株式会社クロス・コミュニケーション編集部

株式会社クロス・コミュニケーションのコンテンツ編集部。
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